采购流程是公司整体采购部门的关键要素。无论您的公司规模如何，您构建采购流程的方式都会直接影响您公司在供应链发展过程中控制成本、管理风险和保持流程弹性的能力。下面我们将解释集中采购模式的优点和缺点。

什么是集中采购？

在集中采购系统中，所有采购都由一个团队、部门或分支机构管理和处理。这意味着任何员工或团队的采购都必须通过单一采购流程提交、审查和批准。

集中采购示例

集中采购流程的一个示例是团队需要新的软件系统或应用程序来管理其可交付成果的情况。该团队将请求提交给内部采购团队。指定的审阅者接收并批准采购请求。然后将批准的请求委托给采购团队的成员完成。

从此示例中可以看出，集中式采购流程依赖于批准和管理采购的看门人。这个看门人——通常是担任管理角色的人——可以查看和控制所有采购请求和交易。

集中采购的优势

在您的企业中使用集中采购系统有很多优势，特别是在透明度、控制、标准化和成本控制方面。

可见性和控制

当采购请求和相关信息得到整合和集中时，监督变得更加容易和快捷。采购团队能够密切关注预算、请求者和请求。

更好的购买力

有组织和知情的采购团队对供应商有更多的影响力。通过集中所有公司采购信息和历史记录，采购团队能够与供应商协商更好的价格和批量折扣。采购团队能够与供应商建立更好的关系，并可以利用他们的关系来协商更好的价格和条款。

标准化

标准化流程更易于管理并产生更一致的结果。当采购集中在一个团队中时，采购流程会保持稳定和可预测。这使得组织信息、避免错误和构建单一事实来源变得更加容易。

消除没必要的支出

采购团队可以快速识别违反采购政策或重复采购订单的个人支出，以消除可能导致公司损失的超额支出。

团队效率

集中采购创建结构化流程和稳定的工作流程。因此，采购团队能够快速、准确和高效地行动。由于采购团队熟悉工作流程，因此出现错误和中断交接的机会更少。这种对流程的熟悉也意味着采购团队能够发现机会来自动化和优化他们的工作流程。

集中采购的缺点

集中采购有很多好处，但并不适合所有企业。在某些情况下，集中采购的弊大于利。以下是使用集中采购流程的一些缺点。

采购刚性

集中采购提高了可见性和流程标准化，但也降低了采购流程的灵活性。这对于需要适应性的情况很重要，例如当公司需要快速使其供应商基础多样化时，或者当与具有截然不同的法律和合规要求的供应商合作时。

缺乏采购自主权

由于采购过程可能需要更长的时间，因此采购经理在做出时间敏感的决策时没有多少自主权。交货延迟和更长的周转时间会导致糟糕的员工体验和工作挫折。

处理延迟

对于看到大量采购请求的公司，集中式系统可能会造成瓶颈，导致处理延迟和延迟批准。

复杂且昂贵的管理

对于在一个地区内只有一个地点或多个分支机构的小型企业，这个缺点可能实际上并不适用。但对于拥有多个分支机构和更广泛地域分布的大型企业而言，管理集中采购模型可能会很复杂、耗时且成本高昂。这是因为采购经理和专家需要考虑即使是最微小的改进也会如何影响整个采购生态系统。对于资源有限的团队，这可能是一件复杂的事情。